Om TEMA

Retningslinjer om personopplysninger

Dine personopplysninger

Jambo Tours Scandinavia AB er et moderselskap for varemerkene Jambo Tours i Sverige og Norge, samt TEMA i Sverige, Danmark, Finland og Norge. For Jambo Tours Scandinavia AB («Jambo Tours», «vi», «vår”, “oss”) er våre kunders- og potensielle kunders integritet av største betydelse. Vi håndterer alle personopplysninger i tråd med EUs personvernforordning (GDPR). Med disse retningslinjene vil vi gi deg en tydelig og gjennomsiktig beskrivelse av hvordan vi samler inn, bruker, viser, overfører og lagrer opplysningene dine, slik at du føler deg sikker på at personopplysningene dine er i trygge hender.

Ansvarlig for personopplysninger

Jambo Tours Scandinavia  AB er ansvarlig for behandling av personopplysninger på tema-reiser.no, og informasjon som går videre i TEMA reisers boknings-, kundeforholds-, og forretningssystem.

Kontaktopplysninger

Du når oss på info@tema-reiser.no eller via vanlig brev som sendes til Jambo Tours, Glödlampsgränd 1, 120 31 Stockholm.

Innsamling av personopplysninger

Hva er en personopplysning?
Personopplysninger er alle former for informasjon som direkte eller indirekte kan henføres til en fysisk, levende person. Dette gjelder for eksempel navn, personnummer, adresse, e-postadresse og telefonnummer. Dette gjelder også bestillingsnumre og krypterte opplysninger, samt ulike elektroniske identiteter som IP-nummer, dersom de kan knyttes til fysiske personer.

Hvordan vi samler inn personopplysninger, og hvilke opplysninger vi samler inn
TEMA samler inn personopplysninger på flere måter, men først og fremst direkte fra deg.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med bestilling og reise
Når du bestiller en reise på tema-reiser.no, via telefon eller e-post eller fra en agent eller et byrå, samler vi inn personopplysninger om deg for å kunne fullføre bestillingen. Dette er opplysninger som navn, fødselsnummer, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen, samt adressen og kontaktopplysningene til hovedreisende. I forbindelse med bestilling av visse arrangement samler vi også inn betalingsopplysninger for hovedreisende. Avhengig av destinasjon og type av reise kan vi også i visse tilfeller samle passopplysninger, og på sykkelreiser lengde for at vi skal kunne tilpasse din sykkel før ankomst til din destinasjon. I hovedsak samler vi inn opplysninger fra pass og lengde ved at du fyller i disse på «Min reise». Hvis bestillingen omfatter barn, samler vi inn de samme opplysningene som ovenfor om barnet.

Opplysninger som samles inn ved personlig kontakt
Vi samler inn personopplysninger fra deg når du kontakter oss via kundeservice, på e-post, telefon, eller på andre måter. Først og fremst samler vi inn de personopplysningene som kreves for å kunne besvare spørsmålene dine eller håndtere henvendelsen din. Dette er opplysninger som navn og bestillingsnummer. Avhengig av hvordan du velger å kontakte oss, kan vi også samle inn kontaktopplysninger som e-postadresse og telefonnummer. Ved personlig kontakt samler vi også inn andre personopplysninger som du selv velger å oppgi. Dette kan være opplysninger om allergier eller helsetilstand, eller andre opplysninger om deg eller andre personer med på reisen eller i bestillingen.

 

Opplysninger som samles inn når du abonnerer på e-post og/eller bestiller vår katalog.
Hvis du velger å abonnere TEMAs nyhetsbrev, samler vi inn navn og e-postadresse for å kunne sende e-post til deg. Ved bestilling av katalog samler vi også inn opplysninger om postnummer og hjemland.

 

Opplysninger som samles inn ved bruk av våre digitale tjenester

Når du bruker noen av nettstedene våre, samler vi inn opplysninger om bruken din av tjenesten. Noen av disse opplysningene kan være personopplysninger, f.eks. ditt IP-nummer. Vi samler også inn opplysninger om hvordan du navigerer i tjenesten, hvilke søk du foretar og hvilke reiseprodukter du er interessert i. 

Opplysninger som samles inn fra andre enn deg
Ved bestilling og kontakt med oss i ulike sammenhenger hender det at en person oppgir personopplysningene om én eller flere andre personer til et reisebyrå. Vi forutsetter at den som legger inn opplysningene har samtykke fra samtlige medreisende til å oppgi slik informasjon. Hvis det ikke er du selv, men noen andre, som har opprettet en bestilling som omfatter deg, innhenter vi personopplysningene dine fra den personen. Det samme gjelder hvis noen andre har kontaktet oss på vegne av deg.

 

For å kunne holde personopplysningene dine oppdaterte og korrekte, utfyller og oppdaterer vi personopplysningene dine gjennom datainnhenting fra private og offentlige registre. Dette gjelder blant annet adresse og personnummer.

Håndtering og lagring av personopplysninger

TEMAs rettslige grunnlag for å behandle personopplysningene dine
Tema behandler personopplysningene dine på lovlig vis. Personopplysninger kan behandles for å fullføre reiseavtalen etter samtykke, eller med den begrunnelse at opplysningen er nødvendig for å oppfylle andre rettslige forpliktelser. Det innebærer at selv om du tilbakekaller samtykket ditt og begrunnelsen som samtykket bygger på opphører, kan vi fortsatt lagre personopplysningene dine til andre formål. Vi behandler først og fremst opplysningene dine for å oppfylle vår del av en avtale du er del i, for eksempel reisevilkårene.

 

Administrasjon av reise
For å kunne levere reisetjenestene du bestiller av oss, bruker vi personopplysningene dine til ulike formål. Opplysningene brukes for å opprette billetter og reisedokumenter, for å bestille hotellopphold, og for betaling av de tjenestene du har bestilt. Hvis du har bestilt tilleggstjenester, f.eks. utflukter på destinasjonen eller lignende, brukes opplysningene på tilsvarende måte for å levere disse tjenestene. Administrasjon av reisen din inkluderer også bruk av opplysningene dine til bokføring, avregning og revisjon, kreditt eller annen kontroll av betalingskort, behandling av visum i de tilfeller/reiser hvor TEMA ordner visum..

 

Kundeservice
Vi bruker personopplysningene dine for å kunne yte deg service når du kontakter oss med spørsmål, synspunkter eller reklamasjoner. Vi bruker navnet og bestillingsnummeret ditt til å identifisere deg og reisen din. Vi bruker kontaktopplysningene dine, som e-postadresse og telefonnummer, til å kunne kontakte deg i forbindelse med spørsmål og henvendelser. Vi kan også komme til å bruke alle de øvrige personopplysningene vi har samlet inn om deg til å håndtere spørsmål eller henvendelser du måtte ha.

Utsendelse av informasjon

Når du har bestilt en reise med oss, bruker vi personopplysningene dine til å sende deg bestillingsbekreftelse, viktig informasjon om reisen, og informasjon om relevante tilbud for reisen. Slik utsendelse skjer til den adresse eller e-postadressen du oppgir når du bestiller.

Når du er hjemme etter reisen, sender vi deg en e-post med et velkommen hjem-brev og et spørreskjema. Der ber vi deg om å svare på spørsmål om reisen, slik at vi kan tilby enda bedre tjenester i fremtiden.

Før og under reisen sender vi deg viktig informasjon via e-post eller SMS, til det mobilnummeret som er oppgitt i forbindelse med bookingen. Dette kan f.eks. være opplysninger om vær, informasjon om flyavganger eller ting som skjer på reisemålet ditt under oppholdet.

Vi sender informasjon om endringer, for eksempel endringer av tidsskjema og endringer av bestillingen. Slik informasjon kan sendes via e-post, brev, SMS eller oppgis over telefon, avhengig av endringenes art og hvilke kontaktopplysninger vi har om deg. På samme grunnlag kan vi ringe deg på din fasttelefon eller mobil. Vi sender informasjon om avvik, som for eksempel endringer på tidtabell og ombookinger. Slik informasjon kan sendes via e-post, brev, SMS eller gis via telefonsamtale, avhengig av type endringer og hvilke kontaktopplysninger vi har til deg.

Vi sender betalingspåminnelser via e-post og SMS. Påminnelser kan også skje via telefonsamtale.

Markedsføring og persontilpassing
Kundeopplysninger kan brukes av TEMA i markedsføringssammenheng, i forbindelse med spesifikke reiser innenfor TEMA eller søsterarrangørers reiser. Denne markedsføringen skjer via post, e-post og SMS

 

Hvis du har valgt å ta imot vårt nyhetsbrev, bruker vi personopplysningene dine til å sende nyhetsbrevet. På nettstedene våre bruker vi informasjon om brukerne våre blant annet til persontilpasning. Dette innebærer at vi bruker de opplysningene vi har samlet inn om deg og bruken din av tjenestene våre til å påvirke innholdet i vår kommunikasjon via sosiale medier og nettannonsering. Dette gjør vi for å kunne tilby deg reiseprodukter som vi tror passer deg og dine ønsker.

 

I noen tilfeller deler vi opplysninger med våre samarbeidspartnere for at de skal hjelpe oss med å tilpasse våre tilbud og markedsføring mot deg. Vi inngår avtaler for å sikkerstille at disse samarbeidspartnerne behandler opplysningene i henhold til gjeldende personvernforordning.

Vi bruker informasjonskapsler for analyse av brukermønster og persontilpasning. Du kan lese våre retningslinjer for informasjonskapsler her  

 

Utvikling av tjenester og service
Vi bruker opplysningene vi samler inn om kundene våre til å utvikle og forbedre produktene og tjenestene våre. Dette gjelder til dels våre digitale tjenester, hvor vi analyserer brukeratferd for å utvikle måten vi presenterer informasjon, tilbud og funksjoner på. Det gjelder også for utvikling av produkter etter kundens ønsker og adferd, og til blant annet å rette opp sikkerhetsbrudd og styrke sikkerheten.

I hovedsak bruker vi anonyme eller anonymiserte opplysninger på aggregert nivå til denne typen analyser. Det kan likevel forekomme at vi også bruker personopplysninger vi har samlet inn, hvis de er relevante.

Lover og regler
Det kan også hende at vi behandler personopplysningene dine for å oppfylle lovpålagte krav og bestemmelser, for eksempel knyttet til sikkerhet og regnskap.

Lagringstider
TEMA lagrer personopplysningene dine så lenge som det kreves for formålet med behandlingen, og for å hjelpe deg så godt om mulig før din reise. Vi lagrer alle personopplysninger vi samler inn i kundedatabasen vår. I kundedatabasen lagres personopplysninger og reisehistorikk i syv (7) år.

Hvis du abonnerer på vårt nyhetsbrev, lagres personopplysningene dine så lenge som du velger å fortsette å motta slike e-poster.

 

Samme personopplysninger kan lagres på flere ulike steder til ulike formål. Det kan hende at uriktige opplysninger fjernet fra ett system, fordi de ikke lenger kreves, fortsatt finnes i et annet system der de lagres etter samtykke eller til et annet formål enn der personopplysningene fortsatt trengs.

 

TEMAs tiltak for sikker behandling av personopplysninger
Vi beslutter fortløpende å gjennomføre tiltak for å oppfylle prinsippene om «innebygd databeskyttelse og databeskyttelse som standard». Vi vurderer fortløpende risiko forbundet med håndtering av personopplysninger, og iverksetter nødvendige sikkerhetstiltak for å redusere slik risiko.

 

Systemer med personopplysninger

Avtalepartnere og IT-leverandører
Vi bruker flere ulike IT-tjenester og IT-systemer i virksomheten. I noen av disse lagres og håndteres det personopplysninger. Vi bestreber oss på å beskytte integriteten og ivareta sikkerheten til opplysningene dine ved slik håndtering. Visse systemer er installert lokalt hos oss, og i slike tilfeller har bare personalet vårt tilgang til opplysningene. I slike tilfeller overføres ingen ting til noen tredjepart. Enkelte systemer kan være skyløsninger eller installasjoner hos en leverandør, noe som innebærer at vi overfører personopplysninger til leverandøren. I slike tilfeller har leverandøren tilgang til personopplysninger, og håndterer opplysningene på oppdrag for oss, i tråd med våre instruksjoner.

Interne IT-systemer
Internt håndterer vi personopplysninger i kundedatabasen, i bestillings- og salgssystemer. Slike systemer finnes for å kunne levere tjenestene du har bestilt fra oss, og for å kunne håndtere spørsmål og yte kundeservice i forbindelse med levering av slike tjenester. I disse systemene vil samtlige personopplysninger vi samler inn kunne håndteres.

Betalingsløsninger
Vi benytter oss av eksterne leverandører for å håndtere betalinger. Disse leverandørene får tilgang til personopplysninger i form av navn, adresser og betalingsinformasjon. Slik håndtering er nødvendig for at vi skal kunne levere de tjenestene du bestiller fra oss.

Tilbydere av reiserelaterte tjenester
For å kunne levere noen av de tjenestene du bestiller av oss, benytter vi oss av underleverandører og avtalepartnere. Ofte kreves det at vi utleverer personopplysninger til disse, for at de skal kunne tilby tjenestene.

Reisebyråer og digitale samarbeidspartnere
Når du bestiller en reise med TEMA via et reisebyrå eller et nettsted (digitale partnere) som vi samarbeider med om markedsføring av reisene våre, kan det hende at du selv oppgir personopplysninger til reisebyrået eller nettstedet. Det er de respektive aktørene som har ansvar for og håndterer disse personopplysningene, i tråd med deres retningslinjer om personopplysninger.

Når en bestilling er gjennomført gjennom et reisebyrå eller en digital partner, sender vi visse personopplysninger til den aktuelle aktøren for å bekrefte at bestillingen er i orden.

Når du bestiller gjennom et reisebyrå, leverer du selv personopplysningene til reisebyrået og samtykker til at reisebyrået behandler disse internt. Reisebyrået kan derfor identifisere deg for eksempel ved bruk av bestillingsnummeret ditt. Vi har ikke noe ansvar for håndtering av personopplysninger som du selv har gitt direkte til et reisebyrå.

 

Hotell
Vi benytter oss av hotell på våre reisemål, både for lengre perioder og for individuelle bestillinger på kundens forespørsel. Hotellene får tilgang til de personopplysningene som kreves for å kunne gjennomføre bestillingen. Dette gjelder opplysninger som navn, fødselsnummer, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen, samt adressen og kontaktopplysningene til hovedreisende.

Flyselskaper
Flyselskapene får tilgang til personopplysningene til personer som skal reise med de aktuelle flyselskapene. Dette er opplysninger som navn, fødselsnummer, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen, samt adressen og kontaktopplysningene til hovedreisende. Overføring av passasjeropplysninger gjøres enten via datasystemene Amadeus eller Paxport.

 

Handling-agenter
Avhengig av hvilket flyselskap som brukes og hvilken flyplass reisen går fra, brukes ulike handling-agenter til å utføre reiserelaterte tjenester på flyplassen. Dette kan for eksempel være innsjekking og bagasjehåndtering. I forbindelse med utføring av slike tjenester kan handling-agenten få tilgang til visse personopplysninger som kreves for å kunne utføre tjenestene.

 

Annet
Hvis du bestiller andre reiserelaterte tjenester via oss, f.eks. dagsutflukter eller aktiviteter, kan de personopplysningene som kreves for å levere den bestilte tjenesten utleveres til den som tilbyr tjenesten. Dette gjelder opplysninger som navn, fødselsnummer, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen, samt adressen og kontaktopplysningene til hovedreisende.

 

Utlevering til tredjeland
Ettersom vi arrangerer reiser til hele verden, finnes flere av samarbeidspartnerne våre (f.eks. hoteller og flyselskaper) utenfor EU/EØS-området. Det betyr at personopplysninger vil kunne overføres til samarbeidspartnere i disse landene, i forbindelse med formålene beskrevet ovenfor. Uansett hvilket land TEMA overfører personopplysningene dine til, er TEMA forpliktet til å sørge for god sikkerhet for personopplysningene.

Dine rettigheter

Nødvendig håndtering av personopplysninger og håndtering etter samtykke
Behandling av personopplysninger som er nødvendig for å kunne oppfylle avtaleforpliktelsene våre overfor deg, eller for etterlevelse av lovpålagte krav, er tillatt uten samtykke. For at vi skal kunne innhente og håndtere personopplysningene dine til andre formål, kreves det imidlertid at du samtykker til slik behandling. Du gir implisitt samtykke til håndtering av personopplysningene dine når du bruker tjenestene våre på tema-reiser.no, ved kontakt med våre reiserådgivere, eller et reisebyrå.

 

Tilbakekallelse av samtykke
Du kan når som helst velge å tilbakekalle samtykket ditt ved å kontakte oss via info@tema-reiser.no. Hvis du tilbakekaller ditt samtykke, vil vi slette de personopplysningene og avslutte behandlingen som omfattes av samtykke.

Personopplysninger kan behandles etter samtykke, hvis opplysningene er nødvendige, eller på grunnlag av andre regler. Det innebærer at selv om du tilbakekaller samtykket ditt og begrunnelsen som samtykket bygger på opphører, kan vi fortsatt lagre personopplysningene dine til andre formål. Obs! Hvis en berørt reisende har reklamert en reise, kan personalopplysningene ikke slettes. I så fall beholder vi opplysningene om den reisende i syv (7) år. 

Krav om informasjon om hvilke personopplysninger vi har lagret om deg
Hvis du ønsker informasjon om hvilke opplysninger vi har registrert om deg, kan du skriftlig be om dette ved å sende forespørsel til TEMA. Et registerutdrag utleveres på forespørsel. OBS! Du må sende inn din forespørsel skriftlig ettersom den skal inneholde din underskrift. Du kan altså ikke sende en e-post. Merk brevet «Personopplysningsutdrag.»
Adresse: Jambo Tours, Glödlampsgränd 1, 120 31 Stockholm. Sverige.

Du kan skrive slik:

Personopplysningsutdrag – till TEMA.

Jeg ber om informasjon i henhold til GDPR-artikkel 15.

…………………………………………………………………
(Sted og dato)
………………………………………………………………..
(Underskrift)
……………………………………………………………….
(Navn med blokkbokstaver, personnummer og adresse.)

 

(e-postadresse/telefonnummer)
…………………………………………………………………….

Rett til kontroll over dine personopplysninger
Du har rett til å kreve at opplysningene om deg slettes, utfylles eller rettes. Du har også rett til å kreve at behandling av personopplysningene dine begrenses til visse formål og for eksempel ikke brukes til direkte reklame.

Informasjonskapsler
På tema-reier.no og våre andre nettsteder bruker vi informasjonskapsler for å forbedre brukeropplevelsen, for å samle inn informasjon til markedsføring, og for å kunne utvikle nettstedene. Informasjonen lagres anonymt. Se våre retningslinjer om informasjonskapsler. 

Hvis du ønsker å klage
Den som mener at et selskap bryter personopplysningsloven eller annen lov om personlig integritet, kan henvende seg til Datatilsynet. Les mer på Datatilsynets hjemmeside